La sfida
Esistono numerose segnalazioni di violazioni della privacy da parte di grandi aziende tecnologiche. Queste violazioni ci fanno chiedere se i nostri dati siano al sicuro e protetti nel cloud con queste grandi aziende. Come imprenditore o genitore, è diventato quasi impossibile salvaguardare i nostri dati privati dagli occhi indiscreti di aziende, governi, hacker e concorrenti.
Chissà dove finiscono i nostri documenti e fogli di calcolo, e che sarebbero in grado di metterci le mani sopra quando vengono pubblicati sul cloud.
Archiviazione di documenti
L'archiviazione di documenti è un'area in cui le persone hanno iniziato a spostarsi verso il cloud . Esistono vari vantaggi dell'archiviazione nel cloud, come facilità di accesso, collaborazione e sicurezza dei dati archiviati. Questi stessi vantaggi diventano svantaggi se la sicurezza dei dati viene violata per qualsiasi motivo.
“La necessità è la madre dell'invenzione.”
La soluzione
La La soluzione a questi problemi sono i sistemi di gestione dei documenti on-premise o self-hosted. Da molti anni, molte aziende e gruppi lavorano su soluzioni di archiviazione dei documenti locali o self-hosted. Il continuo aumento dei dati digitali in tutte le organizzazioni ha causato un grosso problema alla gestione dei dati e dei documenti. Ci sono vari adempimenti e regole di conservazione di cui tenere conto. Le grandi aziende e coloro che sono impegnati in attività controllate da leggi come HIPAA sono molto colpiti dai problemi di gestione dei documenti.
Una soluzione a questi problemi è la piattaforma self-hosted NextCloud EFSS – Enterprise File Sync and Sharing and Content Collaboration. Nextcloud mette a disposizione un'intera suite di prodotti sulla sua piattaforma. I più notevoli sono:
Fonte: https://nextcloud.com/hub/Nextcloud Files: si tratta di un sistema completo di gestione della sincronizzazione e condivisione dei file, con funzionalità di sincronizzazione dei file multipiattaforma e multidispositivo, con applicazioni per Sistema operativo desktop e telefoni cellulari. Offre ricerca di file, commenti e controlli di accesso ai file, proprio come Google Drive, anche se sui tuoi server.
Nextcloud Talk: questa è la suite di comunicazione con chiamate private, chat e riunioni tramite auto-gestione locale. piattaforme ospitate. La comunicazione non lascia mai la tua rete se ti trovi su una rete aziendale o se ti sei collegato tramite una VPN aziendale. Questo è disponibile anche sui telefoni cellulari. È come Microsoft Lync o Google Meet sulla tua rete.
Nextcloud Groupware: le funzionalità di posta, calendario e contatti di Nextcloud ti aiutano piccoli uffici per comunicare meglio e portare a termine il lavoro più velocemente. Questo è di nuovo sulla tua rete se ospiti Nextcloud sui tuoi server. Questo risolve due preoccupazioni, spazio e privacy. Poiché i dati si trovano sulla tua rete, sono sicuri e privati. Inoltre, puoi aggiungere spazio di archiviazione virtualmente illimitato al tuo server a un costo nominale e risolvere la sfida dello "spazio di archiviazione pieno"!
Fai un giro
1. Esistono vari modi per provare Nextcloud, come l'account demo, che è attivo per 60 minuti ed è disponibile qui.
2. Puoi anche ottenere un account ospitato gratuito da utilizzare, con limitazioni di spazio di archiviazione, tramite decine di provider di hosting. Una volta che sei soddisfatto delle prestazioni, puoi aggiornare il tuo spazio di archiviazione registrandoti per un account a pagamento. Il prezzo di un account a pagamento varia a seconda del provider scelto.
L'opzione più popolare sarà comunque quella di scaricare e installare il pacchetto server e installarlo sul proprio hardware. E hai davvero delle opzioni per farlo!
Installa
Puoi anche utilizzare il programma di installazione web per installare Nextcloud sul tuo server. Controllerà le dipendenze, scaricherà i pacchetti giusti e li decomprimerà con le autorizzazioni corrette e l'account utente corretto. L'unica installazione di pacchetti più semplice che abbiamo visto altrove è quella di WordPress, il CMS più popolare in circolazione!
Non dimenticare di consultare il Manuale di amministrazione per ulteriori istruzioni. È disponibile qui.
https://docs.nextcloud.com/server/20/admin_manual/
Puoi accedere alla tua installazione tramite l'interfaccia web o scaricare i client per Desktop e dispositivi mobili. I client Nextcloud sono disponibili per Windows, macOS, Linux, iOS e Android, praticamente tutto là fuori!
Ci siamo registrati con Tab.Digital perché offriva 8 GB di spazio di archiviazione, il più alto tra tutti i provider. Ci sono anche altri fornitori. Ecco un piccolo elenco.
Fonte: www.nextcloud.comOttieni l'indirizzo WebDAV per accedere ai tuoi file. Ciò significa che puoi configurare il tuo computer per accedere a questo spazio di archiviazione tramite un'app di esplorazione file locale che utilizzi.
Fonte: account Nextcloud su Tab.Digital
App incluse nella Piattaforma
Tu ottieni tutte le funzionalità di cui hai bisogno da un sistema di gestione dei documenti.
Fonte: account Nextcloud su Tab.DigitalCi sono schede per File: l'archiviatore ed esploratore di file, Foto: esploratore di foto, Attività: registro dell'attività nel tuo account, Talk: il client di chat, Mail: dove puoi connettere i tuoi account email esistenti (questo NON è un server di posta elettronica), Contact: dove puoi connettere il tuo AD, ecc., Circles: social media con alcune funzionalità di Sharepoint, Calendario , Note, Attività e Mazzo: un sistema di gestione in stile kanban con carte.
Per un sistema di gestione dei documenti, queste sono funzionalità considerevoli che rendono Nextcloud un'opzione perfetta per la gestione dei dati internamente.
C'è ancora di più in Nextcloud, il che garantisce che lo utilizzeremo nel nostro piccolo ufficio! È possibile aprire file Office comuni all'interno del sistema e modificare questi file. Non solo modificare, puoi anche fare altre cose, che probabilmente nessun'altra piattaforma consente.
Integrazione con Office
Il sistema si integra con Onlyoffice, un pacchetto di applicazioni Office open source, disponibile su https://www.onlyoffice.com/ con una licenza AGPL. Ciò ti consentirà di creare, modificare e salvare file all'interno del sistema Nextcloud, senza la necessità di un'altra applicazione. Durante l'utilizzo dell'installazione Tab.Digital, non si sono verificati ritardi o prestazioni lente nelle applicazioni Office Suite.
Sono disponibili più azioni per interagire con File. Ci sono moltissime cose che possono essere fatte all'interno della piattaforma.
Attività: tieni traccia di cosa sta succedendo con un particolare file.
Chat: discuti sul file, beh, dall'interno del file!
Commenti – Lascia commenti sui file per le conversazioni non in tempo reale.
Condivisione – Condividi il file con altri utenti all'interno del sistema, all'esterno del sistema o allinearsi con un progetto in modo che tutti i dati vengano salvati in un unico posto.
Versioni: controllo della versione per ripristinare se necessario.
Impostazioni
Le impostazioni di amministrazione sono complete. Il super amministratore può apportare tutte le modifiche rilevanti e personalizzare il pacchetto per l'uso.
Sicurezza
Puoi ottenere l'autenticazione a 2 fattori, senza password basata su FIDO2 codici di autenticazione e backup per l'accesso. Puoi visualizzare le app e i dispositivi registrati. La sicurezza è ampia e completa.
Confezionarlo
Confezionarlo prima di ottenere Entrando più nel dettaglio, abbiamo scritto ciò di cui una piccola impresa avrebbe bisogno per un sistema di sincronizzazione e condivisione di file che includa strumenti di collaborazione.
Gli esperti sottolineano che la maggior parte di queste funzionalità sono disponibili nelle offerte basate su cloud di aziende come Google, Microsoft e Facebook (in una certa misura). Ciò che stiamo cercando è un sistema lontano da queste grandi aziende. Stiamo cercando una soluzione che ci offra maggiore controllo sull'archiviazione dei dati, sulle politiche di conservazione dei dati, sulle funzionalità di privacy e sui costi bassi.
Nextcloud è un pacchetto che ha tutto quanto sopra e altro ancora. In un piccolo ufficio, questo è il sistema di riferimento. Sono richieste personalizzazioni minime. Puoi iniziare a utilizzare Nextcloud immediatamente.
Speriamo di averti fornito informazioni sufficienti su questa piattaforma di gestione dei documenti. Quando provi Nextcloud nella tua organizzazione, raccontaci la tua esperienza nei commenti!
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