L'utilizzo di client di posta elettronica per comunicazioni formali è una pratica standard per la maggior parte delle aziende. Uno dei client di posta elettronica più popolari utilizzati dalle organizzazioni è Microsoft Outlook. Outlook è uno dei migliori software per la gestione della posta elettronica e delle informazioni personali. L'uso di Outlook ha i suoi vantaggi. Ha un'interfaccia utente semplice ed elegante e aiuta nella gestione delle e-mail, del calendario e di altre attività.
Parliamo di come ottenere il massimo da Outlook.
- Scorciatoie da tastiera
Conoscere le scorciatoie è sempre utile quando usi regolarmente Outlook perché velocizza il tuo lavoro. Qui abbiamo elencato le scorciatoie più comuni e più utili.
Scorciatoie Output Ctrl+R Rispondi all'e-mail Alt+R Rispondi a tutti tramite e-mail o passa al lavoro visualizzazione calendario settimanale Alt+W inoltra e-mail o passa alla visualizzazione calendario settimanale Ctrl+Maiusc+K Nuova attività Ctrl + 2 Vai al calendario Alt+S Invia e-mail Ctrl+Maiusc+M Nuovo messaggio Esci o Invio Chiudi Ctrl+M F9 per inviare/ricevere tutto Ctrl+G Apri la finestra di dialogo "Vai alla data" per passare a qualsiasi data nel calendario Ctrl + E Trova un messaggio o un elemento Ctrl+Alt+A Espandi la ricerca per includere Tutti gli elementi di posta, Tutti gli elementi del calendario o Tutti gli elementi del contatto, a seconda del modulo in cui ti trovi Ctrl+Maiusc+A Crea un appuntamento Ctrl+Maiusc+C Crea un contattoQuindi, queste sono scorciatoie da tenere a mente durante l'utilizzo di Outlook.Se desideri alternare tra posta, calendari e altre opzioni, quindi –
Posta Ctrt+1 Calendario Ctrt+2 Contatti Ctrt+3 Attività Ctrt+4 Note Ctrt+5- Contrassegna messaggi su A Fai clic su -
Seleziona uno o due messaggi, quindi premi il tasto Inserisci per attivare il contrassegno o contrassegnarlo come completato.
- Risparmiati la digitazione ripetuta –
Invii email avanti e indietro durante il giorno e devi digitare parte dello stesso contenuto in molte email, per evitarlo e per risparmiare tempo, puoi salvare il contenuto in Parte rapida. Per aggiungere, evidenzia il testo nella finestra del compositore, quindi passa alla scheda Inserisci, fai clic sul menu a discesa Parti rapide e seleziona "Salva selezione nella Galleria parti rapide". Ora ogni volta che digiti la frase menzionata, vedrai la notifica del suggerimento, premi Invio per inserire la frase.
- Salva email come file-
- Salva note, eventi e altro di Outlook sul desktop per un accesso rapido-
- Pianifica le tue e-mail –
- Filtra le email per trovare i messaggi pertinenti –
- E-mail indesiderate o ignorate –
- Rimuovi messaggi indesiderati
- Invia messaggi di testo da Outlook
Se desideri salvare un'e-mail come file, tutto ciò che devi fare è farlo basta -Vai al menu File -> Fai clic su Salva con nome (qui troverai le opzioni: testo, HTML, formato del messaggio di Outlook, .msg, .mht e altro) Questo è il metodo più rapido per salvare le tue email importanti in un formato desiderabile .
Oltre alle e-mail, puoi anche salvare note, eventi, contatti e altro sul tuo computer per un accesso facile e veloce. Per fare ciò, devi trascinare e rilasciare qualsiasi elemento sul desktop. Puoi accedere a questi elementi anche se Outlook non è aperto.
puoi pianificare le tue e-mail semplicemente come i tuoi appuntamenti. Supponiamo che tu debba inviare un'e-mail alle 16:00 ma sai che saresti occupato perché hai una riunione programmata. Quindi, non preoccuparti, Outlook lo coprirà per te. Tutto quello che devi fare è digitare l'e-mail, quindi andare alla scheda Opzioni e fare clic su Consegna ritardata. Si aprirà una piccola finestra che ti permetterà di impostare la data e l'ora in cui desideri che l'e-mail venga consegnata e fare clic su Chiudi. Quando premi Invia, il messaggio manterrà il messaggio fino all'ora specificata.
Nota: se utilizzi un server Exchange, puoi chiudere l'app. Tuttavia, se utilizzi POP o IMAP, devi lasciare l'app aperta finché il messaggio non viene recapitato.
Per trovare le email pertinenti, puoi utilizzare il menu a discesa Filtra email situato a destra della scheda Home. Tutto quello che devi fare è selezionare un'opzione di menu che filtra la visualizzazione della tua casella di posta per mostrare solo determinati tipi di email in base al filtro. All'interno della visualizzazione filtrata, puoi digitare nella normale casella di ricerca per approfondire ulteriormente.
Da leggere: Proteggi la tua casella di posta da phishing e altri attacchi via email
Ricevi infinite e-mail indesiderate di tanto in tanto, che occupano spazio e ingombrano la tua casella di posta. Bene, non preoccuparti, puoi bloccare le future email del mittente. Tutto quello che devi fare è: fare clic sul menu a discesa Posta indesiderata, situato nella scheda Home. Seleziona "Opzioni posta indesiderata" per impostare le preferenze.
In Outlook 2010 e 2013, è presente uno strumento, lo strumento di pulizia, che ti aiuta a risparmiare spazio e a mettere in ordine le e-mail. Esamina una conversazione e-mail completa ed elimina tutti i messaggi che contengono b vengono citati integralmente all'interno di un messaggio successivo. Per accedere allo strumento di pulizia, fai clic sul relativo menu a discesa nella scheda Home e seleziona una conversazione o una cartella che desideri mettere in ordine. Puoi personalizzare ulteriormente facendo clic sul pulsante Impostazioni nell'avviso per scegliere il tipo di messaggi da eliminare.
Non tutte le volte che desideri inviare un'e-mail per trasmettere i tuoi messaggi, con Outlook puoi inviare messaggi di testo ai tuoi contatti. Per impostare gli SMS, vai alla scheda Home e seleziona Nuovi elementi, quindi seleziona Messaggio di testo (SMS) e, vedrai una finestra di dialogo, fai clic su "Trova un servizio di messaggistica di testo per il tuo operatore di telefonia mobile".
Nota: registrati presso un servizio di messaggistica di terze parti per utilizzare questa funzionalità. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti e trucchi per Outlook che potrebbero aiutarti a lavorare più velocemente su Outlook. Resta sintonizzato per ulteriori informazioni.
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