Tutti noi riceviamo decine di email. Dai manager ai loro dipendenti, colleghi, newsletter di vari servizi a cui sei iscritto e cosa no!
Velificare dati di posta elettronica così voluminosi è uno spreco di tempo ed energia. Perché non rivalutare come gestire le tue e-mail in modo efficace.
Sapevi che puoi pianificare le tue e-mail con alcuni semplici trucchi?
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Sbarazzati della spazzatura
Supponiamo che tu riceva una media di cento email al giorno, di cui solo la metà sono importanti e il resto è ' robaccia'. Nel caso in cui ti trovi di fronte a istanze ripetitive di posta indesiderata/spam, utilizza i file spazzatura per catturare la maggior parte dello spam ed esegui la scansione due volte al giorno, per eliminare le e-mail indesiderate. Ridurrà il 30% della posta indesiderata dalla tua casella di posta.
Vedi anche: Come utilizzare l'"Assistente Fuori sede" in Outlook 2016, 2013, 2010 e 365
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Imposta cartelle intelligenti
Quando apri la tua casella di posta, noterai che un quarto delle email sono offerte speciali, offerte di sconti, barzellette inoltrate o notifiche pubblicitarie . Fondamentalmente, roba di email marketing. È un trucco di vendita per attirare più clienti. Quindi, dai la priorità alle tue e-mail in sottocategorie per mantenere organizzata la casella di posta. Sarà facile scoprire le email in caso di emergenza o eliminare più email insieme.
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Disattiva tutte le notifiche email
La posta elettronica non è un mezzo di comunicazione istantaneo. Per questo utilizziamo i telefoni cellulari e la messaggistica istantanea. L'e-mail è utile per le aziende in cui non è necessaria una risposta immediata. Quindi, non permettere ad altri di ostacolare il tuo lavoro. Gli avvisi via e-mail e i segnali acustici interrompono la tua concentrazione e potrebbero distrarti durante riunioni e conversazioni. Disattiva la vibrazione o il segnale acustico del telefono per ogni nuova email.
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Annulla l'iscrizione alle email promozionali indesiderate
Non vorresti mai leggere tutte le email pubblicitarie e promozionali. Annulla l'iscrizione a quelli non necessari. È un processo facile e veloce. Per annullare l'iscrizione alle newsletter che non desideri, accedi al tuo account e-mail e cerca "annulla iscrizione" nei mailer di cui sei stufo. Esamina i risultati della ricerca e decidi con quale email desideri continuare. Puoi anche visitare www.unroll.me e annullare l'iscrizione alle newsletter che desideri eliminare. Organizzerà la posta in arrivo con diverse categorie e cartelle.
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Programma il tuo tempo per leggere e rileggere rispondere alle e-mail
Ricevere un avviso o una notifica ti rende distratto dalle tue responsabilità. Tuttavia, considerare le tue e-mail nei tempi previsti ti aiuterà nell'assistenza urgente e ti aiuterà a mantenere e aggiornare il tuo calendario relativo alle riunioni.
Puoi anche redigere la tua e-mail per qualsiasi emergenza aggiornando il tuo numero di contatto e fornendo informazioni adeguate tempo per raggiungerti. A causa del carico di lavoro intenso, puoi anche controllare la posta ogni ora per dieci-quindici minuti o controllare la posta 3-4 volte al giorno, ad esempio la mattina, il pomeriggio e la sera.
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Ordinamento delle email per categoria
Quando ricevi molte email insieme, potresti dimenticare di prestare attenzione alle email importanti o talvolta potresti cancellarle per errore senza leggerle. Succede quando ricevi tutte le e-mail nella tua casella di posta e non ci sono cartelle e categorie disponibili per inserire l'e-mail nelle rispettive cartelle. A volte, quando elimini la posta indesiderata dalla posta in arrivo, finisci per eliminare le email relative al lavoro. Tuttavia, puoi recuperarli dal cestino ma a volte non ti rendi conto di averlo fatto!
Ognuno ha il proprio modo di gestire le proprie cose. Questo è solo un suggerimento su come gestire le tue e-mail in modo efficace e come puoi renderle semplici. Tuttavia puoi trovare un sistema che funzioni per te.
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